Klaar voor internationale expansie bij aNewSpring

Als aNewSpring een volgende stap in haar groei wil zetten, blijken de financiële processen en bijbehorende kennis achter te blijven. Met een slimme combinatie van interim resources wordt de basis van de financiële processen op orde gebracht, zodat de scale-up nu klaar is voor schaalvergroting en daarmee internationale expansie.

Door Danielle Gruijs, juli 2019

aNewSpring brengt een innovatief leerplatform op de markt, waar trainers en opleidingsinstituten online producten kunnen aanbieden aan hun klanten. Het bedrijf heeft een unieke methode ontwikkeld, waardoor de geleerde stof langer blijft hangen. Qua operatie is de organisatie klaar voor internationale expansie.

Internationale expansie en schaalvergroting

De ambities zijn fors, zo vertelt oprichter Martèn de Prez. “We hebben de ambitie om een internationaal bedrijf te zijn en binnen 3 jaar 4 x 400% te groeien.” Het bedrijf is daar dan qua product- en klantontwikkeling ook klaar voor. Martèn: “We hadden een duidelijke product-market fit: blije klanten, het product deed wat het moest doen en de technologie was al ontwikkeld om op te schakelen.”

“Om een schaalvergroting aan te kunnen, heb je een volwassen ondersteunende afdeling nodig.”

Internationale expansie bij aNewSpring
Martèn de Prez, Manon Oostrum, Jerrel Goelab en Maarten bronda

De financiële afdeling is op dat moment echter nog niet zover. “Om een schaalvergroting aan te kunnen, heb je een volwassen ondersteunende afdeling nodig. Maar er was sprake van te veel druk en mensen raakten overspannen.”

Kenmerkend voor scale-up

“We kwamen uit een fase waar sprake was van achterstallig onderhoud aan de financiële kant van het bedrijf,” legt Martèn uit. “We zijn gefinancierd uit eigen middelen, ook wel ‘bootstrapped’ genoemd. Dan moet je keuzes maken rondom je investeringen. We hebben er jarenlang voor gekozen om die eigen middelen te steken in ons ontwikkelteam en in customer support. Mijn focus zat vooral op de kern van het bedrijf, niet op de ondersteunende zaken.”

Deze situatie is kenmerkend voor een scale-up. “In een groeiend bedrijf is de basis van je financiële processen eigenlijk nooit in orde en heeft continu onderhoud nodig. Bij elke nieuwe fase in je bedrijf moet je deze basis bekijken en vernieuwen,” vertelt Maarten Bronda, als consultant vanuit Finext nauw betrokken bij het verbeteren van de financiële processen bij aNewSpring.

Omzet niet synchroon met kosten

Bij aNewSpring ontstaat een noodsituatie, als blijkt dat door een vergissing de omzet wel verrekend wordt, maar de kosten nog niet. Martèn: “Daardoor waren we aan het sturen op cijfers die niet overeenkwamen met de echte werkelijkheid. Na het wegwerken van de achterstand, bleek er een gat te zijn. We hebben op dat moment aan de noodrem getrokken, en een aantal maatregelen moeten nemen.”

De organisatie vraagt Finext om hulp. “Oorspronkelijk wilde ik een ‘CFO op afstand’. Tijdens gesprekken met Finext kwamen we er echter al snel achter dat het beter was om een medior ter plekke te hebben, in combinatie met een senior als sparringpartner,” vertelt Martèn. Vaak zorgt mensen fysiek op de werkvloer hebben echt voor progressie. “We wilden het niveau van finance binnen de organisatie verhogen,” legt Maarten deze keuze uit. “Door slim een mix aan interim resources in te zetten, kun je kostenefficiënt waarde toevoegen.”

De basis op orde

Deze aanpak werpt zijn vruchten af. “We zijn echt teruggegaan naar de basis. Eerst hebben we in de transactionele processen meer structuur aangebracht, bijvoorbeeld in de interne facturatie en in het factureringsproces rondom ‘pay as you go’. In de tweede stap hebben we duidelijkheid geschept over wat er van wie verwacht wordt,” vertelt Manon Oostrum van Finext. “Vervolgens hebben we een aantal adviezen gegeven om de volwassenheid van de financiële afdeling te vergroten.”

“Nu kunnen we beter sturen, en door de budgetten kunnen we beter voorspellen wat we uit gaan geven. Hierdoor weten we ook zeker dat die 1,5 miljoen euro daadwerkelijk vrij is om te investeren.”

Internationale expansie bij aNewSpring
Jerrel Goelab, Martèn de Prez en de ‘Chief Happy Officer’ bij aNewSpring

Eén van deze adviezen is om het vaste team uit te breiden met meer financiële kennis en een deel van de aan de accountant uitbestede activiteiten zelf op te gaan pakken. Zo kan de afdeling zelf stappen in haar ontwikkeling zetten. “We willen niet langer blijven dan echt noodzakelijk is. Het leek ons dan ook beter om onze adviezen over te dragen aan iemand binnen de organisatie,” vertelt Manon. Met behulp van Wens, een zusterorganisatie van Finext gespecialiseerd in werving & selectie, wordt Jerrel Goelab aangenomen in deze rol.

De overdracht vanuit Finext verliep geleidelijk, zo vertelt Jerrel: “In het begin hielp Manon met de lopende dingen, zodat ik de achterstand kon oppakken. Daarna pakte Manon op afstand nog de rapportages op, zodat ik me kon focussen op de KPI’s en het nieuwe jaar.”

Ruimte om te investeren

Martèn ziet duidelijk de resultaten van de inbreng van Finext. “De eerste quick-win was de opluchting bij de administratief medewerkster, de druk was eraf. Het tweede resultaat was dat een aantal dingen duidelijker werden, er kwamen bijvoorbeeld een aantal fouten boven water en processen bleken sneller te kunnen. Daarnaast zijn er rapportages opgezet, die veel betrouwbaarder zijn dan wat we hadden.” De organisatie heeft nu via liquiditeits- en weekrapportages inzicht in de liquiditeitspositie en het resultaat.

De belangrijkste verbetering vindt Martèn echter de budgetten. “Van een situatie waarin we dachten dat we misschien om zouden vallen, zijn we gegaan naar een situatie waarin we 1,5 miljoen Euro ruimte hebben om te investeren. Onze focus op een andere doelgroep speelt daarin een rol, maar ook de rust in het administratieve proces en het vertrouwen in de cijfers. Nu kunnen we beter sturen, en door de budgetten kunnen we beter voorspellen wat we uit gaan geven. Hierdoor weten we ook zeker dat die 1,5 miljoen Euro daadwerkelijk vrij is om te investeren.”

Stabiele finance voor elke fase in internationale expansie

De organisatie zit inmiddels in de volgende fase. “Als eigenaren willen we de stap maken naar meer delegeren, en niet meer elk besluit zelf nemen,” vertelt Martèn. “En ook daar is een stabiele finance met betrouwbare KPI’s voor nodig,” zegt Manon lachend. “Juist in deze groeifase van internationale expansie is je backoffice heel belangrijk,” beaamt Jerrel. “De basis daarvoor is door Finext gelegd. Het heeft me ontzettend geholpen dat er al voorwerk is gedaan.”

Gevraagd naar advies voor andere scale-ups, is Martèn duidelijk: “Pas op dat je geen achterstallig onderhoud aan de staffuncties laat ontstaan. Dit is een belangrijk onderdeel van de motor van je bedrijf. Als dit stuk gaat, kan dat het hele bedrijf tot stoppen brengen.”

 

Beeld: Kees-Jan Bakker Fotografie

Consolidatie & Corporate Reporting