Betrouwbare spreadsheets bij Achmea

Betrouwbare spreadsheets bij Achmea

Achmea wil de betrouwbaarheid van spreadsheets vergroten. Om bewustzijn te creëren, worden spreadsheet assurance trainingen gegeven aan business control, financial control en insurance risk. Met deze preventieve trainingen verbetert de datakwaliteit en de betrouwbaarheid van de spreadsheets. Bovendien zijn de spreadsheets zo makkelijker overdraagbaar.

Door Paul Sedee, januari 2013

Bij Achmea wordt veel met spreadsheets gewerkt, waarbij de Business Control-afdeling zich beseft dat er fouten kunnen ontstaan. “Excel wordt niet volgens gangbare richtlijnen in een beschermde omgeving opgebouwd,” zegt Paul Sedee van Finext. Om iedereen weer met een frisse blik naar de spreadsheets te laten kijken, organiseert Finext een drietal trainingen rondom spreadsheet assurance.

Preventief

Deze trainingen zijn preventief, om zo fouten te voorkomen. “Het is goed om kritisch op de kwaliteit van de spreadsheets te zijn,” vertelt Paul. “Je moet er tenslotte op kunnen vertrouwen. Of de spreadsheet nu goed is of niet, de cijfers worden geïnterpreteerd als de waarheid.”

“Wees kritisch op de kwaliteit van spreadsheets; De cijfers worden geïnterpreteerd als de waarheid.”

“Een spreadsheet opstellen is geen ‘rocket science’, maar in de trainingen blijkt weer hoe makkelijk het is om fouten te maken,” gaat Paul verder. Ook de overdraagbaarheid is belangrijk. “Je denkt vanuit je eigen referentiekader, waardoor overdraagbaarheid tijdens vakanties of ziekte lastig is.” Spreadsheet assurance is daarbij meer dan goed met Excel om kunnen gaan. “Excel-specialisten kunnen de meest complexe spreadsheets opstellen, maar niemand kan het overnemen. Houd het zo eenvoudig mogelijk,” adviseert Paul.

Functioneel, technisch en beheer

Tijdens de spreadsheet assurance trainingen komen 3 elementen aan bod; functioneel, technisch en beheer. Bij het eerste element wordt ingegaan op de uitgangspunten en het fundament van de spreadsheet. “We tekenen op het bord uit hoe de spreadsheet is opgebouwd. Welke datastromen lopen er van a naar b?, welke structuren herken je en wat gebeurt er met een datastroom die ik van A naar B stuur?,” zegt Paul. “Een berekening in een spreadsheet bestaat uit een aantal stappen. Als je die niet begrijpt, dan wordt het een doos van Pandora waar een lottogetal uitkomt.” Paul vergelijkt dit met het bouwen van een huis: “Eerst moet je het fundament leggen, voordat je verder kunt gaan bouwen.”

De volgende stap gaat dieper in op technische elementen zoals goed gebruik maken van de mogelijkheden, en die logisch toepassen. “Het verbergen van tabbladen en kleurgebruik moet ook voor een ander te begrijpen zijn,” zegt Paul.

Tot slot is het nodig om de spreadsheet goed te beheren. “Je wilt niet 100 keer hetzelfde bouwen, maar wel de kwaliteit borgen. Een spreadsheet heeft waarde voor de organisatie als hij continue eenduidig wordt uitgerold.” Goed versiebeheer is daarbij essentieel. “Als er 6 mensen gebruik maken van een spreadsheet, ontstaan er al snel 6 verschillende waarheden.”

Spreadsheet analyzer

Tijdens de training wordt ook gebruik gemaakt van Infotron, een wetenschappelijk onderbouwde tool die is ontwikkeld door de TU Delft. De spreadsheet analyzer geeft een technische validatie van de spreadsheets. “De technische validatie helpt bij het creëren van een betrouwbare omgeving,” vertelt Paul. De analyzer kijkt op een technische manier naar de drie elementen. Zo maakt de tool functioneel gezien de datastromen visueel, daarnaast beoordeelt het een aantal technische aspecten op potentiële risico’s. “We kijken naar complexe formules, het aantal comments in de formule en het aantal harde waardes. Klopt bijvoorbeeld het BTW-percentage? En in hoeverre is het gekoppeld met externe bronnen? Dit geeft additionele risico’s, omdat er dan verschillende versies kunnen ontstaan.” Tijdens de beheerfase maakt de analyzer de risico’s inzichtelijk van externe bronnen en interne distributietools zoals SharePoint.

“Als de betrouwbaarheid van de cijfers verbetert, ben je een betere sparringpartner voor de business en kun je beter vooruitkijken.

Voorafgaand aan de training zijn een aantal bestaande spreadsheets met behulp van de spreadsheet analyzer beoordeeld. “Hieruit bleek welke spreadsheets veel risico’s met zich mee brachten. Deze hebben we tijdens de training beetgepakt, om samen met de groep naar te kijken.” Daarbij is een open sfeer tijdens de training belangrijk. “Het gaat om een gezond spanningsveld tussen kritisch willen zijn, feedback willen ontvangen en werk willen verbeteren.”

Kwaliteit en overdraagbaarheid

Achmea is positief over de resultaten van de training. “Houding en gedrag veranderden, omdat mensen op een andere manier naar hun eigen werk kijken,” krijgt Paul terug vanuit het Hoofd Business Control. Ook sporen mensen elkaar positief aan, wat de kwaliteit en de overdraagbaarheid verbetert.

Inzicht in de kwaliteit van spreadsheets is volgens Paul essentieel voor een controller. “Als de betrouwbaarheid van de cijfers verbetert, ben je een betere sparringpartner voor de business en kun je beter vooruitkijken.”

Paul maakt wel een kanttekening bij de inzet van spreadsheets. “Spreadsheets zijn niet altijd de ideale oplossing. Als de spreadsheets te complex worden, is het de vraag of je niet beter een Performance Management-applicatie in kunt zetten. Kies voor eenvoud.”

Governance, Risk & Compliance Banken & Verzekeraars